Persondatapolitik

Ver. 1.0 - 2020

Persondataspolitik hos FactoFly IVS
Ver. 1.0 2020

Vores samarbejdspartners persondatasoplysninger er utrolig vigtig for os, uanset om du er freelancer eller kunde. I dette dokument kan du læse hvordan, at behandlingen af dine personlige oplysninger sker, hvordan vi indsamler dem, hvordan vi bruger dem, hvor længe vi gemmer dem samt hvilke rettigheder du har og hvordan du gør dem gældende.

Dataansvarlig
FactoFly IVS, CVR nr. 39781689, Hollands Allé 30, 2300 København S, Tlf.: +45 81 90 70 90 er dataansvarlig for de oplysninger som vi har modtaget på dig og behandles i dette selskab.

Hvad er persondata og hvad er behandling af persondata
Persondata er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Eksempler på persondate kan være, Fulde navn og initialer, adresse, e-mailadresse, telefon, køn, skatte-ID, bankoplysninger, fødselsdato, slægtning eller nærmeste pårørendes fulde navn og telefonnummer, lønoplysninger, foto, oplysninger om ansættelsesaftale, oplysninger om lønseddel, data indtastet i tilpassede felter oprettet af Kunden, som kan indeholde følsomme Personoplysninger, herunder helbredsoplysninger.
Behandling er persondata dækker alle typer af behandling herunder men ikke begrænset til indsamling, registrering, opbevaring og videregivelse.

Hvilken type persondata behandler vi?

Vi behandler mange forskellige former for persondata alt efter hvilken af vores services som du bruger.

Freelancer på factofly:
Som freelancer/selvansat hos FactoFly, (Herefter Freelancer, Selvansat eller Bruger) hvor du benytter vores tjeneste til at fakturerer for din service, behandler vi de oplysninger som der er typiske inden for rammen af et ansættelsesforhold. Det er Fulde navn og initialer, adresse, e-mailadresse, telefon, køn, skatte-ID, bankoplysninger, fødselsdato, lønoplysninger, foto, oplysninger om ansættelsesaftale, oplysninger om lønseddel, data indtastet i tilpassede felter oprettet af Brugeren, som kan indeholde følsomme Personoplysninger, herunder helbredsoplysninger.
Behandlingen af denne type oplysninger er nødvendig for, at kunne fakturerer den tjeneste du har udført og bruger vores service til at fakturere samt til at udbetale løn til dig. Den er også nødvendig, for at vi kan leve op til vores forpligtelser i forbindelse med din ansættelse herunder forsikringer og fagforening/a-kasse samt oplysninger til myndigheder og betaling af skatter.

Kunde og leverandør
Hvis du er kunde hos os, gennem leverancen fra en af vores brugere eller du er direkte leverandør hos Factofly, så behandler vi oplysninger såsom navn, CVR nr. Adresse, email, telefonnummer, korrespondance via enten Factofly.dk, FactoFly.com samt eventuel direkte korrespondance med Factofly. Vi behandler disse oplysninger for, at kunne leve op til vores aftale med dig, for at kunne leve op til vores retslige forpligtelser i forhold til de offentlige myndigheder samt at kunne tilgodese vores egne og vores freelanceres interesse.

Hvordan indsamler vi dine Persondate

Langt de fleste persondate indsamler vi i forbindelse med, at du opretter en profil på vores hjemmeside samt opretter en faktura eller opgave. I dette tilfælde er det de informationer som du selv giver os. Du kan se hvilke typer informationer vi typisk indsamler under punktet ”Hvilke typer persondate behandler vi”. Den dialog vi har med dig, i forbindelse med at du bruger vores tjeneste, f.eks. vores korrespondance samt oplysninger der kommer i forbindelse med, at du udføre arbejde hos dine kunder såsom eksamenspapirer, autorisationer, sygemeldinger, med mere.

Udover de oplysninger som du selv giver os i henhold til det ovenstående, så modtager vi også en række oplysninger fra tredjemand. Oplysninger som vi modtager fra tredjemand er for eksempel når du opretter og fremsender en faktura til din kunde. I den forbindelse opretter vi dig som ansat hos hos vores lønbureau samt SKAT og modtager i den forbindelse dit skattekort samt skatteoplysninger samt adresseoplysninger som vi skal bruge i forbindelse med at vi afregner din skat og udbetaler din løn.

Desuden, så indsamler vi oplysninger via cookies på vores hjemmeside statistiske oplysninger om din brug af vores forskellige tjenester. De statistiske oplysninger er dog ikke personbestemte og kan ikke spores tilbage til dig som enkeltindivid.

Hvad bruger vi dine persondata til:

Vi bruger dine data for at kunne opfylde vores aftale med dig derudover skal vi have en legitim grund til at behandle og bruge de forskellige data som vi har på dig. De data vi har på dig behandler vi ud fra følgende principper:

Behandlingen er nødvendig for gennemførelsen af kontrakten med dig

De data vi behandler er nødvendig for opfyldelsen af vores aftale med dig. Derudover er der en række principper som skal være opfyldt i de forskellige situationer, hvor vi behandler dine persondata. Du kan se hvilke date vi behandler, hvordan og med hvilket formål nedenfor.

Formål
For at kunne opfylde vores aftale med vores kunde

Type af persondata
Fulde navn og initialer, adresse, e-mailadresse, telefon, køn, skatte-ID, bankoplysninger, fødselsdato, lønoplysninger, foto, oplysninger om ansættelsesaftale, oplysninger om lønseddel, data indtastet i tilpassede felter oprettet af Kunden

Eksempel på vores behandling af dine data
Til behandling af dine aftale, udbetaling af løn, Identifikation i forhold til skat samt afregning af skat. Identifikation i forhold til forsikringer samt andre forhold til at sikre dine rettigheder som bruger.

Forudsætningen for behandlingen:
Behandlingen af dine date, sker på baggrund af dit samtykke i forbindelse med, at du opretter en profil på vores tjeneste. Desuden er behandlingen nødvendig for at kunne fuldføre vores aftale med dig samt den administration der er i den forbindelse, herunder faktureringen af dine kunder.

Formål
For at kunne fakturerer vores brugers ydelser til kunden

Type af persondata
Kundens navn, adresse, CVR. nr. Ydelse der faktureres, faktura information, aftale samt aftalegrundlag, korrespondance mellem kunde og vores bruger, indsigelser.

Eksempel på vores behandling af dine data
Fremsendelse af faktura for udført arbejde, håndtering af betaling, oprettelse samt indgåelse af aftale mellem vores bruger og kunden

Forudsætningen for behandlingen:
Behandlingen af date er nødvendig for at kunne indgå aftale samt fakturerer og håndterer betaling fra kunden.

Formål
For at kunne opfylde vores retslige forpligtelser

Type af persondata
Fulde navn og initialer, adresse, e-mailadresse, telefon, køn, skatte-ID, bankoplysninger, fødselsdato, lønoplysninger, foto, oplysninger om ansættelsesaftale, oplysninger om lønseddel, data indtastet i tilpassede felter oprettet af Kunden

Eksempel på vores behandling af dine data
Indrapportering og betaling af skat, moms, arbejdsgiverbidrag, mm. Opfyldelse af hvidvaskningslovgivningen. Oplysning af arbejdstid til a-kasse.

Forudsætningen for behandlingen:
Behandlingen er nødvendig for at vi kan opfylde de retsmæssige forpligtelser vi har som arbejdsgiver samt overfor offentlige myndigheder, herunder men ikke begrænset til bogføringsloven.

Formål
For at kunne håndtere kundehenvendelser, klager samt kundespørgsmål

Type af persondata
Fulde navn og initialer, adresse, e-mailadresse, telefon, køn, skatte-ID, bankoplysninger, fødselsdato, lønoplysninger, foto, oplysninger om ansættelsesaftale, oplysninger om lønseddel, data indtastet i tilpassede felter oprettet af Kunden

Eksempel på vores behandling af dine data
Håndtering af kundehenvendelser via telefon, chat, e-mail samt sociale medier. For at kunne hjælpe brugerne med teknisk support, generel eller specifik support, rådgivning, reklamationer, tvister/uenighed, mm.

Forudsætningen for behandlingen:
Behandlingen er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig samt i forhold til samt i forhold til de kunder som du har faktureret. Behandlingen er desuden nødvendig for at sikre den korrekte brug af systemet og minimering af fejl. Behandlingen er desuden nødvendig for, at kunne leverer en god kundeservice til brugere, kunder samt andre interessenter.

Formål
For at kunne markedsføre vores tjeneste, factofly.com samt andre tilsvarende sites tilhørende Factofly IVS

Type af persondata
Navn, E-mail, telefonnummer, IP-adresse, tidligere købshistorik, branche samt bedømmelse

Eksempel på vores behandling af dine data
Udsendelse af markedsføringsmateriale pr. e-mail, Brug af cookies for at annoncere for vores tjeneste på andre websider du besøger

Forudsætningen for behandlingen:
Behandlingen er nødvendig for at kunne tilgodese FactoFly IVS’ berettiget interesse i, at kunne markedsføre sine tjenester, oplyse om nye tiltag, nyheder generelt samt lanceringen af nye produkter.

Hvem deler vi dine persondata med
Hos Factofly IVS passer vi meget godt på dine persondata og deler dem som udgangspunkt ikke med andre, hverken personer eller virksomheder. Der kan god være helt specifikke tilfælde hvor det er nødvendigt for os at dele dine data.

Juridiske personer med et selvstændigt persondatabehandlingsansvar i det omfang at oplysninger deles med dem vil det være deres persondatapolitik som vil være gældende.

De juridiske personer som det kan være nødvendigt at dele dine oplysninger med vil være: Statslige myndigheder såsom Skak, Arbejdsmiljøtilsynet samt forsikringsselskab, lønbehandlingsbureau og politiet ved konkret mistanke om ulovligheder. Delingen af disse oplysninger er nødvendig for at vi kan fuldføre vores aftale med dig samt følge gældende lovgivning.

For at kunne udbyde vores servide samt, at opfylde vores forpligtelser i henhold til aftalen med dig, deler vi visse oplysninger med andre selvstændige juridiske personer. Det er virksomheder der hjælper os med ting som markedsføring, it, inkasso samt forsikring. For at sikre dine oplysninger underskriver vi aftaler med dem således at dine oplysninger behandles i overensstemmelse med denne aftale samt i henhold til det formål som det blev indsamlet.

 

For at vi skal kunne tilbyde vores service og opfylde vores forpligtelser i henhold til aftalen med dig, deler vi nogle af dine personlige oplysninger med virksomheder, der hjælper os bl.a. med markedsføring, it-løsninger, inkassosager mv. Disse virksomheder er personlige dataassistenter til os, og vi underskriver aftaler med dem for at sikre, at de kun behandler dine oplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner og for det formål de blev indsamlet.

Leverandører i ikke EU/EØS lande
Ved valg af leverandører sigter vi altid at samarbejde med virksomheder der opererer i et EU/EØS land. I det omfang at dette ikke er muligt og vi i forbindelse med et samarbejde overføre dine personlige oplysninger til tredjelande, træffer vi de nødvendige foranstaltninger for at sikre at beskyttelsesniveauet er på minimum samme niveau som gælder som følge af reglerne i EU/EØS.

Hvor længe gemmer vi dine personlige oplysninger

Vi gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for at sikre det formål som de blev indsamlet til. Det gælder både oplysninger som bliver indtastet i forbindelse med at du registrerer dig hos FactoFly samt de oplysninger som indsamles i forbindelse med din brug af vores tjenester.
Oplysningerne bruges til forskellige ting og det er derfor også forskelligt hvor længe de bliver opbevaret samt hvordan vores juridiske forpligtelser er.
Vi skal gemme dine oplysninger for, at kunne opfylde vores arbejdsgiver forpligtelse, kunne håndtere eventuelle mangels indsigelser fra dine kunder samt vores forpligtelser i henhold til Bogføringsloven.

Hvordan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget de nødvendige tekniske og organisatoriske forholdsregler for at sikre dine oplysninger. Herunder sikring af vores IT systemer mod ulovlig og uautoriserede adgang, kryptering, backup samt sikre at det kun er personer der i henhold til denne aftale har adgang til dine oplysninger.

Dine rettigheder som registreret
Som registreret hos os er du i henhold til gældende lovgivning sikret visse rettigheder.
Vi har nedenfor optegnet hvilke rettigheder du har og hvad det betyder.
Såfremt, at du ønsker at gøre brug af disse rettigheder skal du bruge vores kontaktoplysninger som du finder i slutningen af vores persondatapoltik. Vi er forpligtet til, at sikre din identitet og kan i den forbindelse bede om yderligere oplysninger fra dig før vi kan behandle din forespørgsel.
Vi søger, at have færdigbehandlet din anmodning inden for 30 dage efter at have modtaget alle relevante oplysninger fra dig.

– Ret til uddrag
Du har ret til at få en fortegnelse over hvilke personoplysninger om dig vi har og behandler.  Anmodningen skal være skriftlig og underskrevet af dig sendt til adressen i slutningen af dette dokument. Dine oplysninger vil blive sendt til din folkeregisteradresse.

– Ret til rettelse

Såfremt de oplysninger vi har på dig er forkert har du ret til at få rettet dem. Såfremt at du mener, at vi mangler visse oplysninger som er relevante i forhold til vores behandling af dine oplysninger samt formålet med behandlingen af disse, har du ret til at få dem tilføjet.
Du har mulighed for selv at rette dine oplysninger ved at logge ind på Factofly.com.

Hvis du har rettet dine oplysninger vil vi sikre, at dem som har registreret tilsvarende retter medmindre dette ikke er muligt eller forbundet med en uforholdsmæssig stor indsats. Du kan anmode om at få oplyst hvem, vi har bedt om at rette dine oplysninger. Dette skal ske skriftligt til adressen nedenfor.

– Ret til sletning

Du har ret til at få dine oplysninger slettet.

I visse tilfælde skal dine oplysninger slettes, det er når:

– Når dataerne ikke længere er nødvendig for det formål det blev indsamlet
– Hvis behandlingen udelukkende er baseret på dit tilsagn og det trækkes tilbage
– Hvis behandlingen er til direkte markedsføring og du modsætter dig sådan en behandling
– Hvis personbehandlingen er i strid med gældende lovgivning
– Hvis sletning er påkrævet for at opfylde en juridisk forpligtelse

Der kan være visse juridiske forpligtelser, som forhindrer os i at slette visse personlige data. Disse forpligtelser kan stammer fra for eksempel bogføringsloven, regnskabsloven, skattelovgivning eller forbrugerlovgivning. Det kan også være, at behandlingen er nødvendig for at vi kan sikre, hævde eller forsvare juridiske krav.

Hvis du har slettet dine oplysninger, vil vi sikre at dem som har registreret det sletter dette medmindre det ikke er muligt eller forbundet med en uforholdsmæssig stor indsats. Du kan anmode om at få oplyst, hvem vi har bedt om at slette dine oplysninger. Dette skal ske skriftligt til adressen nedenfor.

– Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af din data. Såfremt du gør en indsigelse, kan vi kun fortsætte med behandle de omhandlede data, såfremt at vi har tungtvejende grunde til at fortsætte behandlingen og at disse opvejer din interesse i at behandlingen stopper. Vi vil underrette dig, såfremt vi mener at have så tungtvejende grunde, at vi fortsætter behandlingen af dine oplysninger. Vi kan på trods af din indsigelse forsat behandle dine data, såfremt, at det sker i henhold til gældende lovgivning eller for opfylde eller forsvare juridiske krav.
Hvis din data behandles til direkte markedsføringsmæssigt formål, kan du til hver en tid gøre indsigelse mod behandlingen. Direkte markedsføring er alle former for opsøgende markedsføringsforanstaltninger såsom direkte e-mail, SMS samt post. Hvis du gør indsigelse mod denne type behandling, vil vi stoppe med at handle dine oplysninger med det formål.

– Ret til Dataportabilitet
Når du har registreret personoplysninger hos os, har du under visse forudsætninger ret til at overføre og videreanvende disse oplysninger til egne formål og på tværs af andre tjenester hos andre dataansvarlige. De oplysninger, som du kan overføre er de oplysninger som du selv har tilvejebragt i forbindelse med din registrering samt de oplysninger, som vi indsamler i forbindelse med din brug af vores tjeneste i det omfang det kan knyttes specifikt til din person.

– Klageadgang
Såfremt du mener, at dine personlige oplysninger behandles i strid med gældende lovgivning eller dit samtykke har du ret til at indgive en klage til FactoFly eller til Datatilsynet.

Ændring af persondatapolitik
FactoFly forbeholder sig ret til ændre og opdatere persondatapolitikken såfremt det anses for nødvendigt. Den gældende version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.
I tilfælde af ændringer der vil have afgørende betydning for vores behandling af dine personoplysninger vil dette blive varslet senest 30 dage før ændringen på den mail som vi har modtaget i forbindelse med din tilmelding.

Cookies
I forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside benytter vi cookies. Det gør vi for at kunne give dig den bedst mulige oplevelse, tilrette de oplysninger vi viser dig for størst mulig relevans samt analysere, hvordan du benytter vores tjeneste. Vi anvender desuden cookies i forbindelse med markedsføring over for dig både her og på andres sites du besøger.
En cookie er en lille fil der lagres i din webbrowser i forbindelse med dit besøg.

Kontaktoplysninger til den dataansvalige
FactoFly IVS
Hollands Allé 30
2300 København S
CVR: 39781689
Telefon: +45 81 90 70 90
E-mail: [email protected]

Databeskyttelsesansvarlige
Den databeskyttelsesansvarlige (Data protection officer) kontrollerer, at vi behandler dine oplysninger i overensstemmelse med den gældende lovgivning, dit samtykke samt formålet med behandlingen af dine personoplysninger. Den databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes på [email protected]