Personalehåndbog

Velkommen til Factofly

Hos Factofly er vi glade for at have dig med på holdet. Denne håndbog er din guide til, hvad det vil sige at arbejde under os – hvad vi forventer af dig, hvad du kan forvente af os, og hvordan vi arbejder sammen.

Factofly er en virksomhed der formidler projektansatte ud til opgaver hos vores kunder. Det betyder, at du er ansat hos Factofly, og at vi er din arbejdsgiver, uanset hvor din opgave rent fysisk finder sted. Vi repræsenterer dig over for kunden, håndterer din løn og administration, og sørger for at dine rettigheder som medarbejder er i orden.

Vi tror på, at det bedste arbejde opstår når rammerne er klare. Denne håndbog er netop dét: klare rammer, så du kan fokusere på det du er god til.

1. Din ansættelse hos Factofly

1.1 Ansættelsesforholdet

Du er ansat hos Factofly ApS. Det er Factofly der er din arbejdsgiver, og det er os du forholder dig til i spørgsmål om løn, opgaver, kontrakter og arbejdsforhold.

Din ansættelse består af to elementer:

Ansættelseskontrakten er din løbende aftale med Factofly. Den træder i kraft ved underskrift og består uafhængigt af konkrete opgaver – også i perioder mellem opgaver. Den fastlægger de generelle vilkår for dit ansættelsesforhold.

Opgavekontrakten indgås for hvert enkelt projekt du løser. Den beskriver opgavens indhold, varighed, placering og løn. Kunden indgår aldrig aftale direkte med dig – alle aftaler om opgaver indgås mellem factofly og kunden, og du modtager din opgavekontrakt fra factofly.

1.2 Godkendelse af opgaver

Alle opgaver skal godkendes af Factofly inden opstart. Det er os der vurderer, om en opgave er egnet – fagligt, praktisk og kontraktuelt. Vi afviser opgaver der ikke lever op til vores standarder, eller som af andre grunde ikke er det rette match.

Når du præsenteres for en potentiel opgave, er det altid Factofly der endeligt godkender og formaliserer den. Du må ikke indgå selvstændige aftaler med kunder om opgavevilkår, løn eller andet der vedrører din ansættelse.

1.3 Bemyndigelse og aftalekompetence

Du har ikke bemyndigelse til selvstændigt at indgå aftaler, afgive tilbud eller på anden måde forpligte Factofly over for kunder eller tredjeparter. Alle aftaler – uanset om de vedrører opgavevilkår, løn, tidsplaner eller andet – indgås af Factofly, som selvstændigt vurderer og tiltræder enhver aftale.

Hvis en kunde eller anden part henvender sig med ønsker om at indgå eller ændre aftaler, skal du henvise til Factofly. Aftaler der indgås uden Factoflys forudgående godkendelse, er ikke bindende for Factofly.

1.4 Ændringer i igangværende opgaver

Hvis der opstår behov for ændringer undervejs i en opgave – eksempelvis i omfang, tidsplan eller arbejdssted – håndteres dette af Factofly i dialog med kunden. Kontakt os straks, hvis en kunde beder om ændringer der rækker ud over den aftalte opgavekontrakt. Vi sikrer at eventuelle ændringer formaliseres korrekt.

1.5 Ledelsesret og instruktion

Factofly er din arbejdsgiver og udøver den overordnede ledelsesret i ansættelsesforholdet. Det betyder at Factofly har ret til at tilrettelægge og fordele arbejdet inden for rammerne af din ansættelse, fastlægge overordnede retningslinjer for arbejdets udførelse, give instruktioner vedrørende arbejdets indhold, prioritering og rammer, samt følge op på arbejdets udførelse og kvalitet.

Når du udfører en opgave hos en kunde, vil den daglige arbejdsledelse ofte ske i dialog med kunden som en naturlig del af opgavens løsning. Dette ændrer ikke ved, at det er Factofly der er din arbejdsgiver, og at det er Factofly der har den overordnede ansættelsesretlige kompetence.

Eventuelle spørgsmål om vilkår, ændringer i opgaven, arbejdets omfang eller ansættelsesforholdet i øvrigt skal altid rettes til Factofly. Factofly kan – hvis det er sagligt begrundet – ændre i din opgaveportefølje, afslutte en opgave eller give nærmere instruktioner som led i ansættelsesforholdet.

2. Løn og udbetaling

2.1 Lønudbetaling

Du modtager løn fra Factofly som A-indkomst. Lønnen indberettes til eIndkomst og der trækkes A-skat og AM-bidrag i overensstemmelse med dit skattekort.

Løn udbetales månedsvis bagud, typisk den sidste bankdag i måneden. Du modtager en lønseddel via vores lønsystem.

2.2 Din løn

Den løn vi kan tilbyde dig for den konkrete opgave fremgår af din opgavekontrakt. Har du spørgsmål til din løn, er du altid velkommen til at kontakte Factofly.

2.3 Registrering af arbejde

I overensstemmelse med gældende regler om arbejdstidsregistrering skal arbejdstid registreres korrekt.

Afhængigt af din stilling kan du være omfattet af reglerne om selvtilrettelægger. Begrebet selvtilrettelægger anvendes her i arbejdstidsretlig forstand og vedrører alene registreringsforpligtelsen – det ændrer ikke ved, at du er ansat hos Factofly.

Er du ikke selvtilrettelægger, skal du registrere din arbejdstid løbende i Factoflys tidsregistreringssystem. Er du selvtilrettelægger, indberetter du i stedet dine timer ved at oprette en faktura i vores system. Fakturaen er en intern afregningsanmodning og udgør ikke en selvstændig erhvervsmæssig faktura mellem dig og Factofly – den anvendes alene som teknisk grundlag for lønafregning.

Korrekt og rettidig registrering er en forudsætning for at vi kan udbetale din løn til tiden. Frister og fremgangsmåde oplyses ved opstart af den enkelte opgave. Kontakt os straks, hvis du oplever problemer med registreringen.

3. Udgifter og udlæg

3.1 Princippet om udlæg efter regning

Udgifter der er direkte og nødvendigt forbundet med udførelsen af din opgave, kan refunderes af Factofly og viderefaktureres til kunden. Det gælder eksempelvis materialer, transport til og fra opgavested (ud over normal befordring) eller andre opgavespecifikke omkostninger.

3.2 Forhåndsgodkendelse

Udgifter skal som udgangspunkt godkendes af Factofly inden de afholdes. Kontakt din kontaktperson hos Factofly og beskriv udgiftens formål og forventede beløb. Vi koordinerer med kunden og bekræfter, om udgiften kan refunderes.

Udgifter der afholdes uden forhåndsgodkendelse refunderes ikke, med mindre der er tale om mindre, åbenlyst nødvendige udgifter der ikke har kunnet afvente godkendelse.

3.3 Dokumentation og afregning

Alle udgifter afregnes via Factoflys udgiftshåndteringssystem, og tilknyttes den enkelte opgave med vedlæggelse af originale kvitteringer. Udgifter afregnes senest ved udgangen af den sidste lønudbetaling for den pågældende opgave. Kontakt os for vejledning om den konkrete fremgangsmåde.

4. Kommunikation

4.1 Kontakt til Factofly

Din primære kontakt hos Factofly er vores customer succes team. Tøv ikke med at række ud – vi er her for at hjælpe, uanset om det drejer sig om praktiske spørgsmål, udfordringer med en opgave eller noget helt tredje.

Du kan altid kontakte factofly på:

• E-mail: kontakt@factofly.com

• Telefon: +45 71 96 00 54

• Åbningstider: Mandag–fredag, kl. 9–16

4.2 Kommunikation med kunder

Når du kommunikerer med kunden i forbindelse med din opgave, repræsenterer du Factofly. Vi forventer at du optræder professionelt, høfligt og løsningsorienteret – og at du holder Factofly orienteret om forhold der kan have betydning for opgaven eller samarbejdet.

Forhandlinger om løn, kontraktvilkår eller andre kommercielle spørgsmål er udelukkende Factoflys ansvar. Henvis venligst kunden til Factofly, hvis sådanne emner bringes op.

5. Evaluering og feedback

5.1 Løbende dialog

Vi tror på at feedback er en del af et godt samarbejde. Vi tilstræber en løbende dialog om, hvordan det går – ikke kun ved afslutningen af en opgave, men undervejs. Er der noget der fungerer godt? Noget der er svært? Vi vil gerne høre det. Du kan altid tage kontakt til dit customer succes team hos Factofly.

5.2 Kundens evaluering

Under samt ved afslutningen af en opgave vil kunden blive bedt om at evaluere det udførte arbejde. Evalueringen sendes til Factofly og indgår i vores samlede vurdering af samarbejdet og din indsats. Factofly gennemgår evalueringen og tager den med i den løbende dialog med dig. En god evaluering er naturligvis glædelig – og hvis der er kritik, tager vi det op konstruktivt med henblik på læring og forbedring.

5.3 Medarbejdersamtale

Alle medarbejdere hos Factofly tilbydes en medarbejdersamtale minimum én gang om året. Her er der mulighed for at tale om din trivsel, faglige udvikling, ønsker til fremtidige opgaver og dit generelle ansættelsesforhold. Husk du kan altid booke os til en 1 til 1, direkte via vores hjemmeside.

6. Adfærd og professionelle standarder

6.1 Repræsentation af Factofly

Når du løser opgaver ude hos kunder, er du Factoflys ansigt udadtil. Vi forventer at du møder til tiden og overholder aftalte frister, kommunikerer professionelt og respektfuldt, håndterer fortrolige oplysninger med diskretion, giver besked til Factofly – og om nødvendigt kunden – hvis du er forhindret eller forsinket, og holder Factofly informeret om væsentlige forhold i opgaven.

6.2 Fortrolighed

I forbindelse med dine opgaver vil du have adgang til fortrolige oplysninger om kunder, deres forretning og deres medarbejdere. Disse oplysninger er fortrolige og må ikke videregives til tredjeparter. Fortrolighedsforpligtelsen gælder under ansættelsen og efter dens ophør.

6.3 Konflikter og udfordringer

Opstår der udfordringer eller konflikter i forbindelse med en opgave, skal du kontakte Factofly hurtigst muligt. Vi bistår med at finde løsninger og håndterer dialogen med kunden, hvis det er nødvendigt. Forsøg ikke at løse kommercielle eller kontraktuelle konflikter direkte med kunden på egen hånd.

7. Praktiske forhold

7.1 Sygdom og fravær

Ved sygdom skal du give besked til Factofly hurtigst muligt – og senest ved arbejdsdagens start. Er du på en løbende opgave, koordinerer vi med kunden om håndteringen af dit fravær. Sygedagpengeregler og rettigheder følger gældende lovgivning. Kontakt os, hvis du har spørgsmål.

7.2 Ferie og fridage

Ferie afholdes i overensstemmelse med ferieloven. Ønsker om ferie aftales med Factofly, som koordinerer med kunden i det omfang det er relevant for igangværende opgaver.

7.3 Arbejdsmiljø

Factofly er forpligtet til at sikre et forsvarligt arbejdsmiljø. Oplever du problemer med arbejdsmiljøet på en opgave – fysisk eller psykisk – skal du straks kontakte Factofly, så vi kan tage hånd om det.

7.4 Opsigelse

Opsigelsesvarsler og -procedurer fremgår af din ansættelseskontrakt. Ved opsigelse – fra dig eller fra Factofly – koordinerer vi afviklingen af igangværende opgaver med kunden.

8. Spørgsmål og kontakt

Har du spørgsmål til indholdet i denne håndbog eller til dit ansættelsesforhold i øvrigt, er du altid velkommen til at kontakte os.

Denne personalehåndbog er vejledende og supplerer – men erstatter ikke – din ansættelseskontrakt og gældende lovgivning. Håndbogen opdateres løbende, og den til enhver tid gældende version er tilgængelig hos Factofly.