Uanset hvilken type ansættelsesforhold, du står med, er der én ting, der går igen: compliance.

Skatteforhold, GDPR, klassifikation af ansættelsesforhold – for bare at nævne et par af punkterne – skal overholdes korrekt. Hvis ikke, kan det blive en bekostelig affære for dig som kunde.

Og lige præcis når det kommer til freelancer compliance er der mange, der undervurderer opgaven – eller helt glemmer den, indtil det er for sent.

Her får du en gennemgang af de vigtigste aspekter af de freelance regler, der gælder, og hvordan du bedst sikrer, at din virksomhed arbejder korrekt, ansvarligt og juridisk forsvarligt med den eksterne arbejdskraft.

Er du kommet så langt i processen, at der er styr på juraen, kan du besøge vores guide til hvordan du bedst arbejder med freelancere.

1. Du er som virksomhed ansvarlig for korrekt klassifikation og overholdelse af freelance regler.
2. Ved fejl i skat eller ansættelsesform risikerer du at hæfte for store efterbetalinger.
3. Manglende kontrakter og rollebeskrivelser kan føre til misklassifikation.
4. Ved brud på GDPR ved freelance-relaterede opgaver kan du blive erstatningspligtig.
5. En løsning som Factofly kan automatisere, dokumentere og sikre compliance på tværs af alle samarbejder – så du kan have ro i maven.
   

En af de største udfordringer i compliance ved freelance-ansættelser er at vurdere, om den eksterne samarbejdspartner reelt arbejder som selvstændig – eller i praksis optræder som en medarbejder. For det er ikke titlen, men arbejdets karakter, der afgør klassifikationen.

Hvis din freelancer arbejder efter dine instrukser, bruger din virksomheds udstyr, møder op på din erhvervsadresse og ikke har frihed til selv at planlægge arbejdet, så kan SKAT eller Arbejdsretten vurdere, at der i virkeligheden er tale om et ansættelsesforhold.

Fejlagtig klassifikation er en af de hyppigste årsager til dyre efterregninger i skat, feriepenge og sociale bidrag. Derfor er det afgørende, at du enten har styr på de relevante freelance regler, eller bruger en tredjepart, der kan sikre korrekt håndtering af samarbejdet.

Mange samarbejder starter uformelt, men det gør dem ikke ufarlige. Når du indgår aftaler med freelancere eller eksterne konsulenter, skal der foreligge dokumentation for samarbejdets karakter og rammer.

Det betyder, at du skal sikre dig:

• En skriftlig kontrakt med tydelig rolle- og opgavebeskrivelse
• En start- og eventuel slutdato
• Klarhed om betalingsbetingelser, IP-rettigheder og leveranceomfang
• Specifikke klausuler vedr. GDPR i freelance-aftalen, hvis persondata indgår i opgaven (det kommer vi nærmere ind på senere i indlægget)

Hvis først der opstår uenighed, eller myndighederne kigger jer efter i sømmene, er det kontrakten, der skal bære jer. Derfor må den ikke mangle, og den må ikke være uklar.

Det er en udbredt misforståelse, at freelancere selv hæfter for alt, hvad der angår skat og moms.

Det gælder kun, hvis de reelt er selvstændige og har CVR-nummer. Hvis ikke – eller hvis de reelt fungerer som ansatte – så er det din virksomhed, der hæfter for A-skat, feriepenge, AM-bidrag og korrekt indberetning.

Fejl her hører under de klassiske problematikker inden for freelance compliance, og det kan koste dyrt. Mange virksomheder opdager først ansvaret, når skattevæsenet banker på.

Vil du være på den sikre side, kan du samarbejde med en partner som Factofly, der tager det juridiske og skattemæssige ansvar og sørger for korrekt indberetning – hver gang.

Hvis du arbejder med en freelancer, der får adgang til kundedata, personfølsomme oplysninger eller interne systemer, gælder de samme krav til GDPR som for dine egne ansatte.

Det betyder, at du skal sikre:

• En gyldig databehandleraftale
• At freelanceren er instrueret i korrekt datahåndtering
• At oplysninger opbevares, slettes og beskyttes efter gældende regler

Freelancerens GDPR-overtrædelser er ikke bare uheldige – de er ofte erstatningspligtige og kan føre til både bøder og tab af kundetillid.

Med Factofly sikres GDPR-forholdene som en del af samarbejdsaftalen. Det betyder, at du som virksomhed kan dokumentere, at dine freelancere arbejder under klare og lovpligtige datarammer.

Endnu en vigtig, men ofte overset del af det at hente ekstern arbejdskraft, handler om dokumentation og gennemsigtighed.

Når du har mange samarbejder i gang på én gang, risikerer du at miste overblikket: Hvor mange timer er brugt? Hvad er leveret? Hvilke kontrakter er underskrevet? Er alle betalinger korrekt dokumenteret? Er alle freelance regler overholdt for den enkelte samarbejdspartner?

Med en løsning som Factofly samler du alle projekter og samarbejder ét sted, med gennemsigtighed i kontrakter, betaling, rettigheder og skatteforhold.

Det betyder både, at du får mere kontrol og overblik over projektstyringen, og at du kan bevise, at alt er foregået compliant, hvis du bliver mødt af spørgsmål eller myndighedstilsyn.

Compliance handler ikke kun om at undgå fejl og leve op til kravene omkring jura, skat og datasikkerhed – det handler om at bygge tillid. Tillid til dine samarbejdspartnere, dine kunder og de myndigheder, der holder øje med, hvordan du driver virksomhed.

Med en løsning som Factofly kan du sikre fuld compliance for dine freelancere uden at skulle opbygge interne HR- eller juridiske afdelinger.

Vi håndterer kontrakter, skat, GDPR, forsikring og rettigheder, så både du og din partner kan fokusere på kerneopgaven.

Skal vi hjælpe dig i gang? Book et uforpligtende kald – og få styr på compliance for dine freelancere én gang for alle.