Hurtig guide til at håndtere kunder, der ikke betaler fakturaen.
Håndtering af udestående fakturaer som selvstændig, kræver et kendskab til både dine rettigheder og et sæt effektive procedurer, for at hente pengene hjem.
Her giver vi dig nyttige tips og retningslinjer for at inddrive din faktura på en professionel måde, hvis din kunde undlader at betale fakturaen. Undgå frustrationen og følg vores vejledning for en problemfri håndtering af manglende betalinger.
Hvornår er en faktura udestående?
En faktura anses for at være udestående, når den ikke er betalt til tiden eller inden for den aftalte betalingsfrist.
Det kan der være flere forskellige årsager til, såsom kundens manglende evne eller vilje til at betale, tekniske problemer med betalingssystemet eller simpelthen glemsomhed.
Når en faktura er udestående, er det normalt at sende en venlig påmindelse til kunden, for at minde dem om betalingen. En venlig påmindelse er en skriftlig opfølgning om den udestående betaling, og indeholder som oftest oplysninger om det beløb, der skal betales og den dato, betalingen skal være modtaget.
Det er med andre ord helt i orden at vedhæfte den originale faktura, når du sender din kunde en venlig påmindelse.
Dialogen med dine kunder er vigtig
Det er vigtigt at opretholde en professionel, høflig og åben dialog med sine kunder, selv når betalingen ikke modtages rettidigt. Det sikrer nemlig, at kunden forbliver informeret og åben for at løse eventuelle uoverensstemmelser på en konstruktiv måde.
Hvornår kan man kræve et rykkergebyr?
Reglerne om rykkergebyrer er omfattet af Renteloven. Ifølge loven har du ret til at pålægge et rykkergebyr, når din kunde ikke betaler fakturaen inden for den aftalte betalingsfrist.
En god dialog vil dog altid være den bedste vej frem, men et rykkergebyr kan blive nødvendigt. For at kræve et rykkergebyr skal følgende betingelser være opfyldt:
· Skriftlig aftale eller meddelelse – Der skal være en skriftlig aftale eller et generelt meddelelsesgrundlag mellem dig og kunden, der fastsætter betalingsfristen og oplyser om eventuelle rykkergebyrer og betingelser for pålægning af gebyrer. Det er naturligt hvis den del fremgår i jeres kontrakt. Vi har kontraktskabelon som du gratis kan downloade her.
· Rykkerprocedure – Du skal sende mindst én rykker til kunden, der informerer om, at betalingen ikke er modtaget inden for betalingsfristen, og at der vil blive pålagt et rykkergebyr, hvis betalingen ikke sker inden for den nye frist. Denne frist skal være mindst 10 dage fra modtagelsen af rykkerskrivelsen.
· Rimelig størrelse – Hvis betalingen ikke sker inden for den nye frist, kan du opkræve et rykkergebyr på 100 kr.
Må man sende rykker på mail?
Ja, det er tilladt at sende en rykker og påmindelse på mail.
Ifølge dansk lovgivning kan en rykker sendes elektronisk, dermed også via e-mail, så længe kunden er blevet informeret om denne mulighed og har accepteret det.
Det er dog vigtigt at bemærke, at når du sender en rykker via e-mail, skal du sikre dig, at din kunde faktisk modtager den.
Ved brug af e-mail som en metode til at sende rykkere, er det vigtigt at overholde Persondataloven, og at beskytte kundens personlige oplysninger. Undgå at inkludere følsomme oplysninger som CPR-numre eller detaljer om den udestående betaling direkte i e-mailkorrespondancen.
Hav en klar rykkerprocedure
En klar og struktureret rykkerprocedure hjælper dig med at håndtere udestående fakturaer på en systematisk måde.
Det sikrer, at du både fremstår professionel, og at du har styr på dit regnskab. Du kan f.eks. vælge faste dage, hvor du gennemgår ubetalte fakturaer og sender rykkere i overensstemmelse dermed.
Hvornår skal du sende en rykker for et udestående beløb?
En god tommelfingerregel er at vente cirka 10 dage efter betalingsfristen, før du sender en rykker. Betalingsfristen bør ligeledes være en del af de betalingsbetingelser, som du har angivet i den faktura.
Dette giver kunden lidt ekstra tid til at betale, samtidig med at det viser, at du er opmærksom og følger op på udestående betalinger.
Det er også vigtigt at være konsekvent i din rykkerproces. Hvis kunden ikke betaler efter den første rykker, bør du sende en anden rykker efter en passende periode. Du kan overveje at sende en mere formel varsel om yderligere konsekvenser, hvis betalingen ikke falder.
1. Rykker – Hvordan gør du?
Send en venlig påmindelse til din kunde, når betalingsfristen er overskredet. Undgå rykkergebyrer og renter ved denne lejlighed, men gør det i stedet klart, at manglende betaling kan medføre yderligere omkostninger.
Husk også at der skal være mindst 10 dages mellemrum mellem fakturaens forfaldsdato og rykkerskrivelsen.
Da den manglende betaling kan skyldes en uskyldig forglemmelse, bør du som det første skridt sende en venlig påmindelse for at opretholde en god kommunikation og unødvendige uoverensstemmelser.
2. Rykker – Før inkasso
Hvis det udestående fortsat ikke betales efter 1. rykker, kan du sende en ny rykker med et rykkergebyr på 100 kr. pålagt fakturaen. Her er det blot vigtigt fortsat at vedligeholde den gode dialog og sikre, at du overholder Renteloven.
Hvis kunden fortsat ikke betaler efter gentagne rykkere, kan du derefter overveje inkasso som en sidste udvej. Husk at overholde lovgivningen vedrørende inkassoprocessen, herunder at give kunden en yderligere betalingsfrist og varsling om inkassoinddrivelse.
Lad Factofly klare det for dig
Hvis udestående betalinger truer din økonomi, kan Factofly træde til som din pålidelige samarbejdspartner. Vi forstår udfordringerne med at håndtere dårlige betalere, især når du som selvstændig står ansigt til ansigt med dine kunder og skal bevare den gode relation.
Hvis du er kunde hos Factofly, kan vi hjælpe dig med:
1. Venlig påmindelse og personlig opfølgning – Factofly indleder processen med en venlig påmindelse til din kunde, som håndteres med en personlig og professionel tilgang. Vi forstår vigtigheden af at bevare den gode forretningsrelation og dialog.
2. Rykkerprocedure med hensyn til dine behov – Vi tilpasser vores rykkerprocedure efter dine behov og overholder lovgivningen. Hver påmindelse og hvert rykkergebyr er omhyggeligt administreret, så du kan fokusere på din forretning.
3. Transparent inkassoproces – Når standardprocedurer ikke får betalingen i hus, træder Factofly ind i billedet med en transparent inkassoproces. Vi guider dig gennem omkostningerne, og du betaler først, når din kunde gør det.
4. Beskyttelse af forretningsrelationer – Vi forstår vigtigheden af at bevare dine kunderelationer. Factofly stræber altid efter at løse konflikter gennem dialog og forhandling, samtidig med at dine interesser ivaretages.
5. Effektivitet uden tidsforbrug – Factofly frigiver din tid, så du kan fokusere på kerneforretningen fremfor at bruge tid på regnskab, administration og indhentning af betaling. Vi træder kun ind, når det er nødvendigt, og vores effektive tilgang minimerer spildtid og besvær.
Når du lader Factofly klare betalingsinddrivelsen for dig, investerer du i en professionel hjælp med forståelse for nuancerne af det at drive selvstændig virksomhed. Vi er her for at sikre, at du får den betaling, du fortjener, mens vi bevarer dine forretningsrelationer bedst muligt.
Automatiske rykkere
En effektiv måde at håndtere dårlige betalere på er gennem et program, der automatisk fremsender rykkere til dine kunder. Der findes mange forskellige regnskabsprogrammer med integrerede systemer til at ajourføre betalinger og udsende rykkere ved forsinkede betalinger.
Sørg for at hver rykkerskrivelse har en betalingsfrist på mindst 10 dage. Ved opkrævning af et rykkergebyr er det desuden vigtigt at bemærke, at du maksimalt kan sende 3 rykkerskrivelser med et rykkergebyr (3x 100 kr.).
Inkassovarsling
Hvis kunden ikke reagerer på rykkerskrivelserne, kan du som virksomhed overveje at tage yderligere skridt for at inddrive beløbet. Dette kan omfatte at sende en formel inkassovarsel, hvor der kræves betaling inden for en bestemt tidsramme, eller at inddrive beløbet gennem Fogedretten.
Her er det vigtigt, at inkassovarslingen er sendt til kunden, inden inkassoproceduren begynder.
Hvordan håndterer du bedst manglende betaling?
Den bedste måde at undgå dårlige betalere på er ved at kende din kunde godt. Selvom du aldrig kan være helt sikker på at få en betaling til tiden, vil det føre dig på rette vej.
· Udnyt de mange offentlige tjenester til at undersøge dine kunder. Det kan omfatte research på CVR-nummer, offentlige tjenester som Krak eller De Gule Sider.
· Skab klarhed omkring betalingen ved at etablere tydelige og forståelige betalingsbetingelser og kommuniker tydeligt disse til dine kunder.
· Tilbyd desuden forskellige betalingsmetoder for at gøre det nemt for kunderne at opfylde deres forpligtelser. Dette kan f.eks. være kortbetaling, mobilepay eller andet.
Sæt rimelige betalingsfrister
Det er vigtigt for virksomheden at have en effektiv og struktureret faktureringsproces og opkrævning af betalinger for at minimere antallet af udestående fakturaer. Dette kan gøres ved at sikre, at fakturaerne sendes rettidigt og præcist, og at der følges op på betalinger regelmæssigt.
Det er derigennem også vigtigt, at du sætter en rimelig betalingsfrist på fakturaen, så kunden har mulighed for at betale til tiden.
Som udgangspunkt er den generelle betalingsfrist for de fleste virksomheder på mellem 7-14 dage.
Opdater din rykkerpolitik
Rykkerpolitikken indgår som en del af den samarbejdsaftale, du indgår med kunden, som er betalings- og rentevilkår i den skriftlige aftale – altså din kontrakt. Med disse forbehold er du ikke forsikret om, at du undgår dårlige betalere, men det giver dig en klar og systematisk tilgang til håndteringen af inddrivelse af udestående fakturaer.
Det er vigtigt, at din rykkerpolitik er korrekt og opdateret, så du altid har en solid fremgangsmåde, når du skal inddrive betalinger.
Hurtig guide til at håndtere kunder, der ikke betaler fakturaen.
Håndtering af udestående fakturaer som selvstændig, kræver et kendskab til både dine rettigheder og et sæt effektive procedurer, for at hente pengene hjem.
Her giver vi dig nyttige tips og retningslinjer for at inddrive din faktura på en professionel måde, hvis din kunde undlader at betale fakturaen. Undgå frustrationen og følg vores vejledning for en problemfri håndtering af manglende betalinger.
Hvornår er en faktura udestående?
En faktura anses for at være udestående, når den ikke er betalt til tiden eller inden for den aftalte betalingsfrist.
Det kan der være flere forskellige årsager til, såsom kundens manglende evne eller vilje til at betale, tekniske problemer med betalingssystemet eller simpelthen glemsomhed.
Når en faktura er udestående, er det normalt at sende en venlig påmindelse til kunden, for at minde dem om betalingen. En venlig påmindelse er en skriftlig opfølgning om den udestående betaling, og indeholder som oftest oplysninger om det beløb, der skal betales og den dato, betalingen skal være modtaget.
Det er med andre ord helt i orden at vedhæfte den originale faktura, når du sender din kunde en venlig påmindelse.
Dialogen med dine kunder er vigtig
Det er vigtigt at opretholde en professionel, høflig og åben dialog med sine kunder, selv når betalingen ikke modtages rettidigt. Det sikrer nemlig, at kunden forbliver informeret og åben for at løse eventuelle uoverensstemmelser på en konstruktiv måde.
Hvornår kan man kræve et rykkergebyr?
Reglerne om rykkergebyrer er omfattet af Renteloven. Ifølge loven har du ret til at pålægge et rykkergebyr, når din kunde ikke betaler fakturaen inden for den aftalte betalingsfrist.
En god dialog vil dog altid være den bedste vej frem, men et rykkergebyr kan blive nødvendigt. For at kræve et rykkergebyr skal følgende betingelser være opfyldt:
· Skriftlig aftale eller meddelelse – Der skal være en skriftlig aftale eller et generelt meddelelsesgrundlag mellem dig og kunden, der fastsætter betalingsfristen og oplyser om eventuelle rykkergebyrer og betingelser for pålægning af gebyrer. Det er naturligt hvis den del fremgår i jeres kontrakt. Vi har kontraktskabelon som du gratis kan downloade her.
· Rykkerprocedure – Du skal sende mindst én rykker til kunden, der informerer om, at betalingen ikke er modtaget inden for betalingsfristen, og at der vil blive pålagt et rykkergebyr, hvis betalingen ikke sker inden for den nye frist. Denne frist skal være mindst 10 dage fra modtagelsen af rykkerskrivelsen.
· Rimelig størrelse – Hvis betalingen ikke sker inden for den nye frist, kan du opkræve et rykkergebyr på 100 kr.
Må man sende rykker på mail?
Ja, det er tilladt at sende en rykker og påmindelse på mail.
Ifølge dansk lovgivning kan en rykker sendes elektronisk, dermed også via e-mail, så længe kunden er blevet informeret om denne mulighed og har accepteret det.
Det er dog vigtigt at bemærke, at når du sender en rykker via e-mail, skal du sikre dig, at din kunde faktisk modtager den.
Ved brug af e-mail som en metode til at sende rykkere, er det vigtigt at overholde Persondataloven, og at beskytte kundens personlige oplysninger. Undgå at inkludere følsomme oplysninger som CPR-numre eller detaljer om den udestående betaling direkte i e-mailkorrespondancen.
Hav en klar rykkerprocedure
En klar og struktureret rykkerprocedure hjælper dig med at håndtere udestående fakturaer på en systematisk måde.
Det sikrer, at du både fremstår professionel, og at du har styr på dit regnskab. Du kan f.eks. vælge faste dage, hvor du gennemgår ubetalte fakturaer og sender rykkere i overensstemmelse dermed.
Hvornår skal du sende en rykker for et udestående beløb?
En god tommelfingerregel er at vente cirka 10 dage efter betalingsfristen, før du sender en rykker. Betalingsfristen bør ligeledes være en del af de betalingsbetingelser, som du har angivet i den faktura.
Dette giver kunden lidt ekstra tid til at betale, samtidig med at det viser, at du er opmærksom og følger op på udestående betalinger.
Det er også vigtigt at være konsekvent i din rykkerproces. Hvis kunden ikke betaler efter den første rykker, bør du sende en anden rykker efter en passende periode. Du kan overveje at sende en mere formel varsel om yderligere konsekvenser, hvis betalingen ikke falder.
1. Rykker – Hvordan gør du?
Send en venlig påmindelse til din kunde, når betalingsfristen er overskredet. Undgå rykkergebyrer og renter ved denne lejlighed, men gør det i stedet klart, at manglende betaling kan medføre yderligere omkostninger.
Husk også at der skal være mindst 10 dages mellemrum mellem fakturaens forfaldsdato og rykkerskrivelsen.
Da den manglende betaling kan skyldes en uskyldig forglemmelse, bør du som det første skridt sende en venlig påmindelse for at opretholde en god kommunikation og unødvendige uoverensstemmelser.
2. Rykker – Før inkasso
Hvis det udestående fortsat ikke betales efter 1. rykker, kan du sende en ny rykker med et rykkergebyr på 100 kr. pålagt fakturaen. Her er det blot vigtigt fortsat at vedligeholde den gode dialog og sikre, at du overholder Renteloven.
Hvis kunden fortsat ikke betaler efter gentagne rykkere, kan du derefter overveje inkasso som en sidste udvej. Husk at overholde lovgivningen vedrørende inkassoprocessen, herunder at give kunden en yderligere betalingsfrist og varsling om inkassoinddrivelse.
Lad Factofly klare det for dig
Hvis udestående betalinger truer din økonomi, kan Factofly træde til som din pålidelige samarbejdspartner. Vi forstår udfordringerne med at håndtere dårlige betalere, især når du som selvstændig står ansigt til ansigt med dine kunder og skal bevare den gode relation.
Hvis du er kunde hos Factofly, kan vi hjælpe dig med:
1. Venlig påmindelse og personlig opfølgning – Factofly indleder processen med en venlig påmindelse til din kunde, som håndteres med en personlig og professionel tilgang. Vi forstår vigtigheden af at bevare den gode forretningsrelation og dialog.
2. Rykkerprocedure med hensyn til dine behov – Vi tilpasser vores rykkerprocedure efter dine behov og overholder lovgivningen. Hver påmindelse og hvert rykkergebyr er omhyggeligt administreret, så du kan fokusere på din forretning.
3. Transparent inkassoproces – Når standardprocedurer ikke får betalingen i hus, træder Factofly ind i billedet med en transparent inkassoproces. Vi guider dig gennem omkostningerne, og du betaler først, når din kunde gør det.
4. Beskyttelse af forretningsrelationer – Vi forstår vigtigheden af at bevare dine kunderelationer. Factofly stræber altid efter at løse konflikter gennem dialog og forhandling, samtidig med at dine interesser ivaretages.
5. Effektivitet uden tidsforbrug – Factofly frigiver din tid, så du kan fokusere på kerneforretningen fremfor at bruge tid på regnskab, administration og indhentning af betaling. Vi træder kun ind, når det er nødvendigt, og vores effektive tilgang minimerer spildtid og besvær.
Når du lader Factofly klare betalingsinddrivelsen for dig, investerer du i en professionel hjælp med forståelse for nuancerne af det at drive selvstændig virksomhed. Vi er her for at sikre, at du får den betaling, du fortjener, mens vi bevarer dine forretningsrelationer bedst muligt.
Automatiske rykkere
En effektiv måde at håndtere dårlige betalere på er gennem et program, der automatisk fremsender rykkere til dine kunder. Der findes mange forskellige regnskabsprogrammer med integrerede systemer til at ajourføre betalinger og udsende rykkere ved forsinkede betalinger.
Sørg for at hver rykkerskrivelse har en betalingsfrist på mindst 10 dage. Ved opkrævning af et rykkergebyr er det desuden vigtigt at bemærke, at du maksimalt kan sende 3 rykkerskrivelser med et rykkergebyr (3x 100 kr.).
Inkassovarsling
Hvis kunden ikke reagerer på rykkerskrivelserne, kan du som virksomhed overveje at tage yderligere skridt for at inddrive beløbet. Dette kan omfatte at sende en formel inkassovarsel, hvor der kræves betaling inden for en bestemt tidsramme, eller at inddrive beløbet gennem Fogedretten.
Her er det vigtigt, at inkassovarslingen er sendt til kunden, inden inkassoproceduren begynder.
Hvordan håndterer du bedst manglende betaling?
Den bedste måde at undgå dårlige betalere på er ved at kende din kunde godt. Selvom du aldrig kan være helt sikker på at få en betaling til tiden, vil det føre dig på rette vej.
· Udnyt de mange offentlige tjenester til at undersøge dine kunder. Det kan omfatte research på CVR-nummer, offentlige tjenester som Krak eller De Gule Sider.
· Skab klarhed omkring betalingen ved at etablere tydelige og forståelige betalingsbetingelser og kommuniker tydeligt disse til dine kunder.
· Tilbyd desuden forskellige betalingsmetoder for at gøre det nemt for kunderne at opfylde deres forpligtelser. Dette kan f.eks. være kortbetaling, mobilepay eller andet.
Sæt rimelige betalingsfrister
Det er vigtigt for virksomheden at have en effektiv og struktureret faktureringsproces og opkrævning af betalinger for at minimere antallet af udestående fakturaer. Dette kan gøres ved at sikre, at fakturaerne sendes rettidigt og præcist, og at der følges op på betalinger regelmæssigt.
Det er derigennem også vigtigt, at du sætter en rimelig betalingsfrist på fakturaen, så kunden har mulighed for at betale til tiden.
Som udgangspunkt er den generelle betalingsfrist for de fleste virksomheder på mellem 7-14 dage.
Opdater din rykkerpolitik
Rykkerpolitikken indgår som en del af den samarbejdsaftale, du indgår med kunden, som er betalings- og rentevilkår i den skriftlige aftale – altså din kontrakt. Med disse forbehold er du ikke forsikret om, at du undgår dårlige betalere, men det giver dig en klar og systematisk tilgang til håndteringen af inddrivelse af udestående fakturaer.
Det er vigtigt, at din rykkerpolitik er korrekt og opdateret, så du altid har en solid fremgangsmåde, når du skal inddrive betalinger.
