elektronisk fakturering
Del artiklen!
Af 8,7 min læsetidSidst opdateret: 16. november 2023

Elektronisk faktura: Fordele, ulemper og hvordan man skifter til digital fakturering.

I dagens teknologiske tidsalder er elektronisk fakturering uundgåeligt.

Forestil dig en verden uden bunker af papirfakturaer på dit skrivebord, og uden besvær med manuel dataindtastning og opfølgning på ubetalte regninger.

Elektronisk fakturering er nøglen til at effektivisere din faktureringsproces og frigive tid til det, der virkelig betyder noget for din virksomhed.

Men hvad er elektronisk fakturering, og hvorfor bør du overveje det?

I dette blogindlæg vil vi dykke ned i verdenen af elektronisk fakturering, udforske de afgørende fordele og udfordringer, og guide dig igennem processen til at komme i gang med elektronisk fakturering.

Som faktureringsservice for selvstændige og iværksættere, har vi samlet alt, hvad du behøver at vide.

Hvad er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura, eller e-faktura, er en digital version af den traditionelle papirfaktura.

Den sendes og modtages elektronisk via internettet i stedet for at blive sendt med posten. Denne fakturaform er udviklet i et standardiseret elektronisk format, der effektiviserer faktureringsprocessen for virksomheder.

Hvordan fungerer en e-faktura?

E-fakturaer fungerer ved, at man sender og modtager fakturaer i et særligt elektronisk format, hvilket sikrer en hurtigere og mere sikker fakturahåndtering. Det er derfor mere end blot at sende en faktura vedhæftet en e-mail. 

E-fakturaer er krypterede og knyttet til unikke identifikatorer som EAN-numre, P-numre eller CVR-numre, der fungerer som virtuelle postkasser for sikker informationsoverførsel.



Elektronisk Fakturering vs. Papirfakturering: Hvad Er Forskellene?

Elektronisk fakturering og papirfakturering adskiller sig fra hinanden på flere måder.

E-fakturering involverer digital dataoverførsel gennem online faktureringssystemer og standardiserede elektroniske formater som PDF, XML eller EDI. Faktureringsprocessen foregår gennem en krypteret dataudveksling og gør det nemt at gemme og søge efter tidligere fakturaer digitalt.

Papirfakturering kræver manuel behandling og er typisk langsommere på grund af posttjenester. Denne faktureringstype bruger blot fysiske papirfakturaer, der sendes med posten, hvilket kræver fysisk arkivering og manuel søgning.

Hvorfor skifte til elektronisk faktura?

Der kan være flere gode grunde til at skifte til elektronisk fakturering, som bl.a. kan være tidsbesparende:

  1.     For en selvstændig, der har startet egen virksomhed, kan faktureringsprocessen være en besværlig og tidskrævende proces. En vigtig del af opstarten er at håndtere fakturering og administration, og der kan være meget tid at spare med elektronisk fakturering.
  2.     I den digitale tidsalder, hvor næsten alt foregår online, er det vigtigt at følge med udviklingen og at kunne tilgodese dine kunders behov for f.eks. elektronisk fakturering.
  3.     I 2005 blev elektronisk fakturering gjort obligatorisk i henhold til Lov om offentlige betalinger i Danmark. Lovændringen betyder at elektronisk fakturering er påkrævet, hvis dine kunder omfatter offentlige myndigheder og institutioner, såsom staten, regioner, kommuner mv.

Uanset din kundebase er der altså mange fordele ved elektronisk fakturering, og en stor fleksibilitet ved at implementere elektronisk fakturering i din virksomhed.

De vigtigste fordele ved elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering repræsenterer en moderne og effektiv tilgang til faktureringsprocessen, som indebærer en række fordele for både virksomheder og kunder.

Her er de primære fordele ved elektronisk fakturering:

  1. Hurtigere og mere effektiv behandling – Elektroniske fakturaer kan sendes og modtages øjeblikkeligt, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for forsinkelser i betalinger.
  2. Fejlfri data – Automatiseringen af faktureringsprocessen udelukker også behovet for manuel dataindtastning, da fakturaerne automatisk kan integreres i virksomhedens økonomisystem. Dette reducerer risikoen for fejl og forkerte oplysninger.
  3. Direkte og sikker kommunikation – Elektronisk fakturering øger tilliden mellem virksomheder og deres partnere, da det i høj grad mindsker risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer. Sikkerhedsforanstaltninger, såsom kryptering, beskytter fortrolige oplysninger under overførslen.
  4. Automatisk bogføring – Elektroniske fakturaer kan nemt integreres i virksomhedens økonomisystem, hvilket betyder mindre manuel dataindtastning og mindre risiko for fejl. Dette sparer dig tid og penge.
  5. Bæredygtighed og miljøvenlighed – Elektroniske fakturaer bidrager til en mere bæredygtig og miljøvenlig tilgang. Ved at undgå papirforbrug og transport af dokumenter med posten reduceres virksomhedens CO2-aftryk.
  6. Sporbarhed – Elektroniske fakturaer giver en transparent og dokumenteret oversigt over transaktioner, hvilket er nyttigt i revisionsprocessen.
  7. Nem organisering og opbevaring – Elektroniske fakturaer kan gemmes elektronisk, og man kan hurtigt og nemt søge dem frem, hvilket gør det nemt og funktionelt at opbevare og finde vigtige dokumenter, samtidig med at det sparer tid og ressourcer.

I det store hele muliggør elektronisk fakturering en mere effektiv, præcis, miljøvenlig og økonomisk fornuftig tilgang til faktureringsprocessen, hvilket giver både virksomheder og enkeltpersoner mulighed for at nyde de mange fordele.



Sådan sparer du tid og ressourcer med elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering er en effektiv måde at spare tid og ressourcer på i din virksomhed. Her er nøgleelementerne, der forklarer hvordan:

  •       Øjeblikkelig levering – Elektroniske fakturaer sendes med det samme, hvilket reducerer behandlingstiden markant. Det går simpelthen hurtigere med betalinger og en forbedret service til dine kunder.
  •       Automatisk integration – Elektroniske fakturaer kan nemt integreres direkte i din virksomheds økonomisystem. Dette udelukker behovet for manuel dataindtastning og minimerer risikoen for fejl, hvilket sparer dig for tid og penge.
  •       Effektiv opfølgning – Med e-fakturering kan du nemt sende digitale påmindelser og rykkere. Dette gør opfølgningen på ubetalte regninger mere effektiv, og muliggør at du får dine penge hentet hjem på en hurtigere måde.  
  •       Papirløst kontor – Med elektronisk fakturering behøver du ikke længere at udskrive og opbevare fysiske papirfakturaer.
  •       Enkelt opbevaringssystem – Elektroniske fakturaer kan nemt gemmes og kategoriseres elektronisk, hvilket gør det hurtigt at finde og hente nødvendige dokumenter, når det er påkrævet.

I det store og hele giver elektronisk fakturering dig mulighed for at frigøre kostbar tid, mindske arbejdsbyrden og forbedre virksomhedens effektivitet, hvilket resulterer i en bedre økonomisk styring og mere tid til at fokusere på kerneforretningen.

Du kan læse mere om fordelene ved elektronisk fakturering her.

Sådan sender du en elektronisk faktura – trin for trin guide

At sende elektroniske fakturaer behøver ikke at være kompliceret, og det kan spare dig tid og ressourcer. Følg disse enkle trin for at komme i gang:

Trin 1 – Forberedelse: Start med at samle alle de nødvendige oplysninger til din faktura. Dette inkluderer dine virksomhedsoplysninger, kundens oplysninger og eventuelt det specifikke EAN-nummer eller CVR-nummer, hvis det er relevant for din forretning.

Trin 2 – Vælg et faktureringsprogram: Vælg et pålideligt faktureringsprogram, der understøtter e-fakturering. Dette sikrer, at din faktura opfylder alle kravene til elektroniske fakturaer og er lovligt og gyldigt. Ydermere kan du til enhver tid tilpasse fakturaskabelonen efter behov.

Trin 3 – Opret din faktura: Indtast alle nødvendige oplysninger i faktureringsprogrammet. Dette inkluderer fakturanummer, dato, produkter eller tjenester samt priser og moms. Det er vigtigt at dobbelttjekke korrektheden af alle oplysninger.

Trin 4 – Vælg “Send som e-faktura”: Når din faktura er klar, skal du vælge muligheden for at sende den som en elektronisk faktura. Dette sikrer, at den leveres hurtigt og sikkert til modtageren.

Trin 5 – Bekræft og send: Gennemgå alle oplysninger en sidste gang for at sikre, at alt er korrekt. Endelig kan du bekræfte og sende fakturaen. Den vil nu blive leveret elektronisk til modtageren uden yderligere påkrævet handling fra din side.

Processen kan i starten virke omfattende, men det bliver med tiden en problemfri og hurtig rutine, der sparer dig tid.

Elektronisk fakturering til private virksomheder: Det bør du vide

Som privat virksomhed har du muligheden for at modtage e-fakturaer. Det kræver blot et identifikationsnummer, som afsenderen kan bruge til at sende fakturaer til dig. Identifikationsnummeret kan være et EAN-nummer eller et CVR-nummer.

Det er også værd at bemærke, at du som privat virksomhed kan vælge at sende e-fakturaer til andre virksomheder, så længe de accepterer denne form for fakturering.

EAN eller European Article Number er et 13-cifret identifikationsnummer, der primært anvendes af offentlige institutioner og større virksomheder i Danmark. Det spiller en afgørende rolle, når du skal fakturere disse instanser.

Når du udsteder fakturaer til offentlige institutioner, kommuner eller regioner, er det obligatorisk at gøre det elektronisk gennem brug af et EAN-nummer. Hvis du ikke fakturerer via EAN-nummeret, vil fakturaen blive afvist.

EAN-fakturaen bliver afsendt i et OIOUBL-format, der understøtter de generelle gældende krav for fakturering til offentlige instanser.

Læs mere om OIOUBL her.

Det er værd at bemærke, at inden for samme offentlige instans kan der være forskellige EAN-numre tilknyttet forskellige afdelinger. Derfor er det vigtigt nøje at identificere det relevante EAN-nummer, når du fakturerer.

Du kan finde en fuld oversigt over alle EAN-registrerede virksomheder og organisationer i Danmark på NemHandelsregisteret.

Et CVR-nummer er en unik identifikationskode tildelt danske virksomheder og organisationer af Erhvervsstyrelsen. Forkortelsen CVR står for “Det Centrale Virksomhedsregister” og fungerer som statens oplysningsregister for danske virksomheder og erhvervsdrivende organisationer. CVR-fakturering foregår oftest via e-mail, hvor fakturaen er vedhæftet som PDF-fil.

Elektronisk fakturering: Bedste praksis og tips for succes

Når det handler om elektronisk fakturering, er det bare med at kaste sig ud i det og komme i gang. Her kan du med fordel få hjælp af en bogholder eller revisor, når du skal lave din første elektroniske faktura – på den måde sikrer du dig, at det hele ser korrekt ud, og at du fremover kan oprette e-fakturaer med ro i maven.

Uanset om du er en privatperson eller en selvstændig erhvervsdrivende, kan du også spare tid og ressourcer på din faktureringsproces ved at outsource hele processen til en elektronisk fakturaservice.

Factofly som fakturaservice

Når du vælger Factofly som din faktureringsservice, kan du effektivt outsource hele faktureringsprocessen, og helt enkelt fakturere uden at have eget CVR nummer.

Factofly tager sig af oprettelse, afsendelse og opfølgning på fakturaer. Dette frigiver tid og lader dig fokusere på din kerneforretning, samtidig med at du kan vide dig sikker på, at din fakturering er i professionelle hænder.

Derudover håndterer Factofly også alle nødvendige rapporter og indberetninger til skattemyndighederne, hvilket reducerer den administrative byrde betydeligt.

Dette sikrer, at du overholder alle lovgivningsmæssige krav, herunder skatteindberetninger og momsregnskab og minimerer risikoen for fejl samtidig med at din faktureringsproces digitaliseres.

Læs mere om Factofly som fakturaservice her.



elektronisk fakturering
Af 8,7 min læsetidSidst opdateret: 16. november 2023

Elektronisk faktura: Fordele, ulemper og hvordan man skifter til digital fakturering.

I dagens teknologiske tidsalder er elektronisk fakturering uundgåeligt.

Forestil dig en verden uden bunker af papirfakturaer på dit skrivebord, og uden besvær med manuel dataindtastning og opfølgning på ubetalte regninger.

Elektronisk fakturering er nøglen til at effektivisere din faktureringsproces og frigive tid til det, der virkelig betyder noget for din virksomhed.

Men hvad er elektronisk fakturering, og hvorfor bør du overveje det?

I dette blogindlæg vil vi dykke ned i verdenen af elektronisk fakturering, udforske de afgørende fordele og udfordringer, og guide dig igennem processen til at komme i gang med elektronisk fakturering.

Som faktureringsservice for selvstændige og iværksættere, har vi samlet alt, hvad du behøver at vide.

Hvad er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura, eller e-faktura, er en digital version af den traditionelle papirfaktura.

Den sendes og modtages elektronisk via internettet i stedet for at blive sendt med posten. Denne fakturaform er udviklet i et standardiseret elektronisk format, der effektiviserer faktureringsprocessen for virksomheder.

Hvordan fungerer en e-faktura?

E-fakturaer fungerer ved, at man sender og modtager fakturaer i et særligt elektronisk format, hvilket sikrer en hurtigere og mere sikker fakturahåndtering. Det er derfor mere end blot at sende en faktura vedhæftet en e-mail. 

E-fakturaer er krypterede og knyttet til unikke identifikatorer som EAN-numre, P-numre eller CVR-numre, der fungerer som virtuelle postkasser for sikker informationsoverførsel.



Elektronisk Fakturering vs. Papirfakturering: Hvad Er Forskellene?

Elektronisk fakturering og papirfakturering adskiller sig fra hinanden på flere måder.

E-fakturering involverer digital dataoverførsel gennem online faktureringssystemer og standardiserede elektroniske formater som PDF, XML eller EDI. Faktureringsprocessen foregår gennem en krypteret dataudveksling og gør det nemt at gemme og søge efter tidligere fakturaer digitalt.

Papirfakturering kræver manuel behandling og er typisk langsommere på grund af posttjenester. Denne faktureringstype bruger blot fysiske papirfakturaer, der sendes med posten, hvilket kræver fysisk arkivering og manuel søgning.

Hvorfor skifte til elektronisk faktura?

Der kan være flere gode grunde til at skifte til elektronisk fakturering, som bl.a. kan være tidsbesparende:

  1.     For en selvstændig, der har startet egen virksomhed, kan faktureringsprocessen være en besværlig og tidskrævende proces. En vigtig del af opstarten er at håndtere fakturering og administration, og der kan være meget tid at spare med elektronisk fakturering.
  2.     I den digitale tidsalder, hvor næsten alt foregår online, er det vigtigt at følge med udviklingen og at kunne tilgodese dine kunders behov for f.eks. elektronisk fakturering.
  3.     I 2005 blev elektronisk fakturering gjort obligatorisk i henhold til Lov om offentlige betalinger i Danmark. Lovændringen betyder at elektronisk fakturering er påkrævet, hvis dine kunder omfatter offentlige myndigheder og institutioner, såsom staten, regioner, kommuner mv.

Uanset din kundebase er der altså mange fordele ved elektronisk fakturering, og en stor fleksibilitet ved at implementere elektronisk fakturering i din virksomhed.

De vigtigste fordele ved elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering repræsenterer en moderne og effektiv tilgang til faktureringsprocessen, som indebærer en række fordele for både virksomheder og kunder.

Her er de primære fordele ved elektronisk fakturering:

  1. Hurtigere og mere effektiv behandling – Elektroniske fakturaer kan sendes og modtages øjeblikkeligt, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for forsinkelser i betalinger.
  2. Fejlfri data – Automatiseringen af faktureringsprocessen udelukker også behovet for manuel dataindtastning, da fakturaerne automatisk kan integreres i virksomhedens økonomisystem. Dette reducerer risikoen for fejl og forkerte oplysninger.
  3. Direkte og sikker kommunikation – Elektronisk fakturering øger tilliden mellem virksomheder og deres partnere, da det i høj grad mindsker risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer. Sikkerhedsforanstaltninger, såsom kryptering, beskytter fortrolige oplysninger under overførslen.
  4. Automatisk bogføring – Elektroniske fakturaer kan nemt integreres i virksomhedens økonomisystem, hvilket betyder mindre manuel dataindtastning og mindre risiko for fejl. Dette sparer dig tid og penge.
  5. Bæredygtighed og miljøvenlighed – Elektroniske fakturaer bidrager til en mere bæredygtig og miljøvenlig tilgang. Ved at undgå papirforbrug og transport af dokumenter med posten reduceres virksomhedens CO2-aftryk.
  6. Sporbarhed – Elektroniske fakturaer giver en transparent og dokumenteret oversigt over transaktioner, hvilket er nyttigt i revisionsprocessen.
  7. Nem organisering og opbevaring – Elektroniske fakturaer kan gemmes elektronisk, og man kan hurtigt og nemt søge dem frem, hvilket gør det nemt og funktionelt at opbevare og finde vigtige dokumenter, samtidig med at det sparer tid og ressourcer.

I det store hele muliggør elektronisk fakturering en mere effektiv, præcis, miljøvenlig og økonomisk fornuftig tilgang til faktureringsprocessen, hvilket giver både virksomheder og enkeltpersoner mulighed for at nyde de mange fordele.



Sådan sparer du tid og ressourcer med elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering er en effektiv måde at spare tid og ressourcer på i din virksomhed. Her er nøgleelementerne, der forklarer hvordan:

  •       Øjeblikkelig levering – Elektroniske fakturaer sendes med det samme, hvilket reducerer behandlingstiden markant. Det går simpelthen hurtigere med betalinger og en forbedret service til dine kunder.
  •       Automatisk integration – Elektroniske fakturaer kan nemt integreres direkte i din virksomheds økonomisystem. Dette udelukker behovet for manuel dataindtastning og minimerer risikoen for fejl, hvilket sparer dig for tid og penge.
  •       Effektiv opfølgning – Med e-fakturering kan du nemt sende digitale påmindelser og rykkere. Dette gør opfølgningen på ubetalte regninger mere effektiv, og muliggør at du får dine penge hentet hjem på en hurtigere måde.  
  •       Papirløst kontor – Med elektronisk fakturering behøver du ikke længere at udskrive og opbevare fysiske papirfakturaer.
  •       Enkelt opbevaringssystem – Elektroniske fakturaer kan nemt gemmes og kategoriseres elektronisk, hvilket gør det hurtigt at finde og hente nødvendige dokumenter, når det er påkrævet.

I det store og hele giver elektronisk fakturering dig mulighed for at frigøre kostbar tid, mindske arbejdsbyrden og forbedre virksomhedens effektivitet, hvilket resulterer i en bedre økonomisk styring og mere tid til at fokusere på kerneforretningen.

Du kan læse mere om fordelene ved elektronisk fakturering her.

Sådan sender du en elektronisk faktura – trin for trin guide

At sende elektroniske fakturaer behøver ikke at være kompliceret, og det kan spare dig tid og ressourcer. Følg disse enkle trin for at komme i gang:

Trin 1 – Forberedelse: Start med at samle alle de nødvendige oplysninger til din faktura. Dette inkluderer dine virksomhedsoplysninger, kundens oplysninger og eventuelt det specifikke EAN-nummer eller CVR-nummer, hvis det er relevant for din forretning.

Trin 2 – Vælg et faktureringsprogram: Vælg et pålideligt faktureringsprogram, der understøtter e-fakturering. Dette sikrer, at din faktura opfylder alle kravene til elektroniske fakturaer og er lovligt og gyldigt. Ydermere kan du til enhver tid tilpasse fakturaskabelonen efter behov.

Trin 3 – Opret din faktura: Indtast alle nødvendige oplysninger i faktureringsprogrammet. Dette inkluderer fakturanummer, dato, produkter eller tjenester samt priser og moms. Det er vigtigt at dobbelttjekke korrektheden af alle oplysninger.

Trin 4 – Vælg “Send som e-faktura”: Når din faktura er klar, skal du vælge muligheden for at sende den som en elektronisk faktura. Dette sikrer, at den leveres hurtigt og sikkert til modtageren.

Trin 5 – Bekræft og send: Gennemgå alle oplysninger en sidste gang for at sikre, at alt er korrekt. Endelig kan du bekræfte og sende fakturaen. Den vil nu blive leveret elektronisk til modtageren uden yderligere påkrævet handling fra din side.

Processen kan i starten virke omfattende, men det bliver med tiden en problemfri og hurtig rutine, der sparer dig tid.

Elektronisk fakturering til private virksomheder: Det bør du vide

Som privat virksomhed har du muligheden for at modtage e-fakturaer. Det kræver blot et identifikationsnummer, som afsenderen kan bruge til at sende fakturaer til dig. Identifikationsnummeret kan være et EAN-nummer eller et CVR-nummer.

Det er også værd at bemærke, at du som privat virksomhed kan vælge at sende e-fakturaer til andre virksomheder, så længe de accepterer denne form for fakturering.

EAN eller European Article Number er et 13-cifret identifikationsnummer, der primært anvendes af offentlige institutioner og større virksomheder i Danmark. Det spiller en afgørende rolle, når du skal fakturere disse instanser.

Når du udsteder fakturaer til offentlige institutioner, kommuner eller regioner, er det obligatorisk at gøre det elektronisk gennem brug af et EAN-nummer. Hvis du ikke fakturerer via EAN-nummeret, vil fakturaen blive afvist.

EAN-fakturaen bliver afsendt i et OIOUBL-format, der understøtter de generelle gældende krav for fakturering til offentlige instanser.

Læs mere om OIOUBL her.

Det er værd at bemærke, at inden for samme offentlige instans kan der være forskellige EAN-numre tilknyttet forskellige afdelinger. Derfor er det vigtigt nøje at identificere det relevante EAN-nummer, når du fakturerer.

Du kan finde en fuld oversigt over alle EAN-registrerede virksomheder og organisationer i Danmark på NemHandelsregisteret.

Et CVR-nummer er en unik identifikationskode tildelt danske virksomheder og organisationer af Erhvervsstyrelsen. Forkortelsen CVR står for “Det Centrale Virksomhedsregister” og fungerer som statens oplysningsregister for danske virksomheder og erhvervsdrivende organisationer. CVR-fakturering foregår oftest via e-mail, hvor fakturaen er vedhæftet som PDF-fil.

Elektronisk fakturering: Bedste praksis og tips for succes

Når det handler om elektronisk fakturering, er det bare med at kaste sig ud i det og komme i gang. Her kan du med fordel få hjælp af en bogholder eller revisor, når du skal lave din første elektroniske faktura – på den måde sikrer du dig, at det hele ser korrekt ud, og at du fremover kan oprette e-fakturaer med ro i maven.

Uanset om du er en privatperson eller en selvstændig erhvervsdrivende, kan du også spare tid og ressourcer på din faktureringsproces ved at outsource hele processen til en elektronisk fakturaservice.

Factofly som fakturaservice

Når du vælger Factofly som din faktureringsservice, kan du effektivt outsource hele faktureringsprocessen, og helt enkelt fakturere uden at have eget CVR nummer.

Factofly tager sig af oprettelse, afsendelse og opfølgning på fakturaer. Dette frigiver tid og lader dig fokusere på din kerneforretning, samtidig med at du kan vide dig sikker på, at din fakturering er i professionelle hænder.

Derudover håndterer Factofly også alle nødvendige rapporter og indberetninger til skattemyndighederne, hvilket reducerer den administrative byrde betydeligt.

Dette sikrer, at du overholder alle lovgivningsmæssige krav, herunder skatteindberetninger og momsregnskab og minimerer risikoen for fejl samtidig med at din faktureringsproces digitaliseres.

Læs mere om Factofly som fakturaservice her.