Hvad er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er en digital version af den traditionelle papirfaktura. Denne type faktura udarbejdes, sendes og modtages elektronisk gennem forskellige softwareløsninger, der er designet til at automatisere og forenkle faktureringsprocessen. En elektronisk faktura indeholder de samme oplysninger som en papirfaktura, herunder fakturanummer, dato, betalingsbetingelser, og detaljer om de produkter eller tjenester, der er faktureret.

Forskellen mellem en elektronisk faktura og en papirfaktura ligger i måden, den behandles på. Elektroniske fakturaer udarbejdes og sendes gennem digitale systemer, hvilket gør dem hurtigere og mere pålidelige. Desuden kan de nemt integreres med regnskabssystemer, hvilket gør det lettere at holde styr på økonomien og undgå fejl, der ofte opstår ved manuel indtastning.

Du kan i øvrigt finde vores gratis fakturaskabelon her.

Elektronisk fakturering vs. Papir fakturering

Elektronisk fakturering og papirfakturering adskiller sig fra hinanden på flere måder.

E-fakturering involverer digital dataoverførsel gennem online faktureringssystemer og standardiserede elektroniske formater som PDF, XML eller EDI. Faktureringsprocessen foregår gennem en krypteret dataudveksling og gør det nemt at gemme og søge efter tidligere fakturaer digitalt.

Papirfakturering kræver manuel behandling og er typisk langsommere på grund af posttjenester. Denne faktureringstype bruger blot fysiske papirfakturaer, der sendes med posten, hvilket kræver fysisk arkivering og manuel søgning.

Hvordan fungerer en elektronisk faktura?

Elektronisk fakturering gør hele faktureringsprocessen nemmere og hurtigere. Det starter med, at du opretter fakturaen i et digitalt faktureringssystem. Her indtaster du alle de nødvendige oplysninger, og systemet genererer en elektronisk faktura, der sendes direkte til modtagerens e-mail eller faktureringssystem.

Når modtageren får fakturaen, kan de nemt importere den til deres eget system, hvilket sikrer en hurtig og fejlfri behandling. Alt sker digitalt, hvilket betyder, at du slipper for papirarbejde og posthåndtering. Systemet holder styr på alle dine fakturaer, så du altid har overblik over, hvilke der er betalt, og hvilke der stadig er udestående.

Ved at bruge elektronisk fakturering sparer du både tid og penge, samtidig med at du får en mere effektiv og overskuelig faktureringsproces. Det er en smart måde at holde styr på økonomien og sikre, at alt kører glat.

De vigtigste fordele ved elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering repræsenterer en moderne og effektiv tilgang til faktureringsprocessen, som indebærer en række fordele for både virksomheder og kunder.

Her er de primære fordele ved elektronisk fakturering:

1. Hurtigere og mere effektiv behandling – Elektroniske fakturaer kan sendes og modtages øjeblikkeligt, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for forsinkelser i betalinger.
2. Fejlfri data – Automatiseringen af faktureringsprocessen udelukker også behovet for manuel dataindtastning, da fakturaerne automatisk kan integreres i virksomhedens økonomisystem. Dette reducerer risikoen for fejl og forkerte oplysninger.
3. Direkte og sikker kommunikation – Elektronisk fakturering øger tilliden mellem virksomheder og deres partnere, da det i høj grad mindsker risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer. Sikkerhedsforanstaltninger, såsom kryptering, beskytter fortrolige oplysninger under overførslen.
4. Automatisk bogføring – Elektroniske fakturaer kan nemt integreres i virksomhedens økonomisystem, hvilket betyder mindre manuel dataindtastning og mindre risiko for fejl. Dette sparer dig tid og penge.
5. Bæredygtighed og miljøvenlighed – Elektroniske fakturaer bidrager til en mere bæredygtig og miljøvenlig tilgang. Ved at undgå papirforbrug og transport af dokumenter med posten reduceres virksomhedens CO2-aftryk.
6. Sporbarhed – Elektroniske fakturaer giver en transparent og dokumenteret oversigt over transaktioner, hvilket er nyttigt i revisionsprocessen.
7. Nem organisering og opbevaring – Elektroniske fakturaer kan gemmes elektronisk, og man kan hurtigt og nemt søge dem frem, hvilket gør det nemt og funktionelt at opbevare og finde vigtige dokumenter, samtidig med at det sparer tid og ressourcer.

I det store hele muliggør elektronisk fakturering en mere effektiv, præcis, miljøvenlig og økonomisk fornuftig tilgang til faktureringsprocessen, hvilket giver både virksomheder og enkeltpersoner mulighed for at nyde de mange fordele.

Hvorfor skifte til elektronisk faktura?

Elektronisk fakturering er en effektiv måde at spare tid og ressourcer på i din virksomhed. Her er nøgleelementerne, der forklarer hvordan:

•       Øjeblikkelig levering – Elektroniske fakturaer sendes med det samme, hvilket reducerer behandlingstiden markant. Det går simpelthen hurtigere med betalinger og en forbedret service til dine kunder.
•       Automatisk integration – Elektroniske fakturaer kan nemt integreres direkte i din virksomheds økonomisystem. Dette udelukker behovet for manuel dataindtastning og minimerer risikoen for fejl, hvilket sparer dig for tid og penge.
•       Effektiv opfølgning – Med e-fakturering kan du nemt sende digitale påmindelser og rykkere. Dette gør opfølgningen på ubetalte regninger mere effektiv, og muliggør at du får dine penge hentet hjem på en hurtigere måde.  
•       Papirløst kontor – Med elektronisk fakturering behøver du ikke længere at udskrive og opbevare fysiske papirfakturaer.
•       Enkelt opbevaringssystem – Elektroniske fakturaer kan nemt gemmes og kategoriseres elektronisk, hvilket gør det hurtigt at finde og hente nødvendige dokumenter, når det er påkrævet.

I det store og hele giver elektronisk fakturering dig mulighed for at frigøre kostbar tid, mindske arbejdsbyrden og forbedre virksomhedens effektivitet, hvilket resulterer i en bedre økonomisk styring og mere tid til at fokusere på kerneforretningen.

Du kan læse mere om fordelene ved elektronisk fakturering her.

Hvordan laver man en elektronisk faktura?

At lave en elektronisk faktura er enkelt og kan gøres i få trin. Først og fremmest skal du vælge en pålidelig faktureringssoftware, der understøtter elektronisk fakturering. Når du har valgt din software, opretter du en ny faktura ved at indtaste alle nødvendige oplysninger, såsom modtagerens navn, adresse, fakturadato, forfaldsdato, samt en beskrivelse af de leverede varer eller tjenester.

Krav til en elektronisk faktura

For at en elektronisk faktura skal være gyldig, skal den opfylde visse krav. Disse inkluderer:

• Fakturanummer: Hver faktura skal have et unikt nummer.
• Dato: Udstedelsesdatoen skal være tydelig.
• Betalingsbetingelser: Angiv forfaldsdato og eventuelle betalingsbetingelser.
• Modtagerinformation: Navn, adresse og eventuelt CVR-nummer på modtageren.
• Varebeskrivelse: En detaljeret beskrivelse af de varer eller tjenester, der faktureres, samt pris og moms.

Når alle disse oplysninger er på plads, kan du sende fakturaen elektronisk direkte fra din faktureringssoftware. Det gør hele processen hurtig og sikker, samtidig med at du sikrer, at alle nødvendige oplysninger er korrekt inkluderet.

Hvem kan modtage elektronisk faktura?

Elektroniske fakturaer kan sendes til både offentlige myndigheder og private virksomheder. Hver type modtager kan have forskellige krav og procedurer for at modtage og behandle fakturaer.

Elektronisk faktura til det offentlige

Offentlige myndigheder har ofte specifikke krav til format og indhold på elektroniske fakturaer. I Danmark bruges standardiserede systemer som OIOUBL, hvilket sikrer, at fakturaerne kan behandles effektivt og korrekt. Disse systemer kræver, at fakturaerne overholder specifikke standarder for at blive accepteret. Typisk vil det offentlige også have specifikke portaler eller e-faktureringsplatforme, hvor fakturaer skal uploades. Dette sikrer en hurtig og sikker behandling og mindsker risikoen for fejl eller forsinkelser.

Se vores store EAN guide til det offentlige.

Elektronisk faktura til private virksomheder

Private virksomheder kan også modtage elektroniske fakturaer, og kravene her kan variere afhængigt af virksomhedens størrelse og deres interne processer. Mange større virksomheder bruger også standardiserede systemer for at lette integrationen med deres regnskabssystemer. Elektroniske fakturaer kan sendes via e-mail eller gennem specifikke e-faktureringsplatforme, som gør det nemt for virksomheder at importere dem direkte til deres systemer. Generelt værdsætter private virksomheder den effektivitet og nøjagtighed, som elektroniske fakturaer tilbyder, da det reducerer behovet for manuel håndtering og minimerer risikoen for fejl.

For både offentlige og private modtagere gælder det, at elektroniske fakturaer bidrager til en mere strømlinet og effektiv faktureringsproces, som sparer tid og ressourcer for begge parter.

Se vores guide om hvordan du sender en EAN-faktura.

Hvordan sender man en elektronisk faktura?

At sende elektroniske fakturaer behøver ikke at være kompliceret, og det kan spare dig tid og ressourcer. Følg disse enkle trin for at komme i gang:

Trin 1 – Forberedelse: Start med at samle alle de nødvendige oplysninger til din faktura. Dette inkluderer dine virksomhedsoplysninger, kundens oplysninger og eventuelt det specifikke EAN-nummer eller CVR-nummer, hvis det er relevant for din forretning. Du kan også fakturere uden et CVR-nummer.

Trin 2 – Vælg et faktureringsprogram: Vælg et pålideligt faktureringsprogram, der understøtter e-fakturering. Dette sikrer, at din faktura opfylder alle kravene til elektroniske fakturaer og er lovligt og gyldigt. Ydermere kan du til enhver tid tilpasse fakturaskabelonen efter behov.

Trin 3 – Opret din faktura: Indtast alle nødvendige oplysninger i faktureringsprogrammet. Dette inkluderer fakturanummer, dato, produkter eller tjenester samt priser og moms. Det er vigtigt at dobbelttjekke korrektheden af alle oplysninger.

Trin 4 – Vælg “Send som e-faktura”: Når din faktura er klar, skal du vælge muligheden for at sende den som en elektronisk faktura. Dette sikrer, at den leveres hurtigt og sikkert til modtageren.

Trin 5 – Bekræft og send: Gennemgå alle oplysninger en sidste gang for at sikre, at alt er korrekt. Endelig kan du bekræfte og sende fakturaen. Den vil nu blive leveret elektronisk til modtageren uden yderligere påkrævet handling fra din side.

Processen kan i starten virke omfattende, men det bliver med tiden en problemfri og hurtig rutine, der sparer dig tid.

Elektronisk fakturering: Bedste praksis og tips for succes

Når det handler om elektronisk fakturering, er det bare med at kaste sig ud i det og komme i gang. Her kan du med fordel få hjælp af en bogholder eller revisor, når du skal lave din første elektroniske faktura – på den måde sikrer du dig, at det hele ser korrekt ud, og at du fremover kan oprette e-fakturaer med ro i maven.

Uanset om du er en privatperson eller en selvstændig erhvervsdrivende, kan du også spare tid og ressourcer på din faktureringsproces ved at outsource hele processen til en elektronisk fakturaservice.

Factofly som fakturaservice

Når du vælger Factofly som din faktureringsservice, kan du effektivt outsource hele faktureringsprocessen, og helt enkelt fakturere uden at have eget CVR nummer.

Factofly tager sig af oprettelse, afsendelse og opfølgning på fakturaer. Dette frigiver tid og lader dig fokusere på din kerneforretning, samtidig med at du kan vide dig sikker på, at din fakturering er i professionelle hænder.

Derudover håndterer Factofly også alle nødvendige rapporter og indberetninger til skattemyndighederne, hvilket reducerer den administrative byrde betydeligt.

Dette sikrer, at du overholder alle lovgivningsmæssige krav, herunder skatteindberetninger og momsregnskab og minimerer risikoen for fejl samtidig med at din faktureringsproces digitaliseres.

Læs mere om Factofly som fakturaservice her.